Zu viel Arbeit?

   August 28, 2019

Ein allgemein bekanntes Bild: Der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu, doch der Stapel der Aufgaben bleibt gleich hoch und die Anzahl der Emails im Postfach haben sich nur minimal verringert. Ein Projekt hast du heute beenden können, mit dem Abschluss sind zwei neue geboren. Statt dich auf deinen Feierabend zu freuen, wirst du nervös, weil noch so viel zu tun ist. „Noch eine oder zwei Überstunden einlegen, dann komme ich wenigstens ein bisschen voran und das neue Projekt kann abgeschlossen werden,“ ist das, was viele Angestellte, Führungskräfte und Selbständige in diesem Moment denken. Doch das ist ein Irrtum.

In der heutigen Arbeitswelt kann kaum jemand noch seinen Aufgaben gerecht werden. Das liegt nicht daran, dass wir unorganisiert, unqualifiziert oder faul sind, sondern daran, dass es einfach zu viele Aufgaben gibt. Durch unser beschleunigtes Leben und die scheinbare Vereinfachung von vielen Prozessen durch die Digitalisierung wird immer mehr von uns verlangt. Unsere Kultur gibt es vor, Dinge schnell und ordentlich zu erledigen, ohne Fehler, ohne Lücken. Dabei werden wir von unserem stetigen Wunsch nach Anerkennung durch perfekte Leistung angetrieben. Meistens können wir trotz des Zeitdrucks gute Ergebnisse liefern. Ein häufiger Begleiter ist jedoch der Stress, der sich langfristig auf unsere Gesundheit auswirkt. Auch das Potenzial der Fehler steigt deutlich an, da wir uns nach einem anstrengenden Arbeitstag am Ende nicht mehr ordentlich konzentrieren können.

Was können wir nun dagegen tun? Die Antwort ist zugleich schockierend als auch simpel: Nein sagen und Aufgaben liegen lassen. Prioritäten setzen. Geplantes Aufschieben vermindert nicht unsere Effizienz, ganz im Gegenteil: Es steigert sie sogar. Eine Strukturierung der Aufgaben hilft dir dabei, deine Prioritäten aufzuzeigen. Schreibe sie am besten nieder – so verbannst du die sich ständig um die Arbeit kreisenden Gedanken aus deinem Kopf und du kannst dich nicht nur besser auf das Wesentliche konzentrieren, sondern auch entspannen. Und vielleicht auch einfach mal eine Aufgabe etwas ruhen lassen.

Besonders wichtig ist wie so häufig auch in diesem Fall die Kommunikation. Die Aufgaben werden wirklich zu viel? Du hast zu wenig Zeit, um sie gewissenhaft zu erledigen? Aus deinem Team nimmt dir niemand etwas ab? Sprich darüber! Auch wenn es schwierig ist, ohne ein schlechtes Gewissen „Nein“ zu sagen, solltest du es doch einfach mal ausprobieren. Hier ein paar Tipps, wie du geschickt Nein sagen kannst:

• Als Erstes: Nimm dir Bedenkzeit. Du musst eine Aufgabe nicht direkt annehmen oder ablehnen. Gib dir selbst die Zeit, darüber nachzudenken, ob du das neue Projekt mit deinem aktuellen vereinbaren kannst.
• Anschließend: Du hast festgestellt, dass du es eigentlich nicht schaffen kannst, willst aber trotzdem nicht Nein sagen. Ergründe, warum das so ist: Fürchtest du eine Ablehnung? Hast du Angst vor den Konsequenzen? Frage dich, ob deine Befürchtungen wirklich real sind!
• Ein Tipp für ein cleveres Nein: Wenn du es wirklich nicht schaffst, mach Gegenvorschläge. Kann vielleicht jemand anderes die Aufgabe übernehmen oder zuarbeiten?
• Gib eine Alternative: „Bis morgen schaffe ich es nicht, aber am Ende der Woche kann ich Ihnen eine kurze Zusammenfassung präsentieren. Reicht Ihnen das aus?“
• Führe die Konsequenzen auf: „Wenn ich dieses Projekt vorziehe, wird das andere erst später fertig.“ Hier ist es besonders wichtig, die Konsequenzen dann auch eintreten zu lassen. Somit steigerst du das Image deiner realistischen Einschätzung und Zuverlässigkeit und sorgst dafür, dass dir nicht immer „schnell“ ein paar dringende Aufgaben zugeschoben werden.